Na co (ne)zapomenout při plánování akce

Jenže ušít správný typ akce na míru dané příležitost je docela umění. Sledujte naše myšlenkové pochody a pochopíte.

Dort, svíčky a analgetika
Kamarádka plánovala oslavu třicátin. Bohužel se jí toho ale sešlo trochu víc najednou. Kromě  význačného jubilea i stomatologický výkon s následnou indikací tlumicích prostředků. Sotva se stačili všichni hosté usadit a pozvednout jednu z prvních číší , oslavenkyně opustila sál, aby se nalokala čerstvého vzduchu. Ve 21.00 byla spatřena, jak se snaží situaci rozchodit kolem bloku. Ve 21.30 už bylo jasné, že chůze nestačí a že je potřeba se bez ohledu na čekající hosty, hektolitry vychlazeného šampaňského, připravený ohňostroj a třicet svíček na dortu pořádně vyspat. S odstupem pár let je to docela humorná epizoda. Otázkou ale dodnes je, co se vlastně slavilo – dosažená třicítka nebo s dávkou prozřetelnosti to, že oslavenkyně přežila vražednou kombinaci alkoholu a analgetik?
Poučení:
Zamyslet se nad podstatou příležitosti, kterou chcete oslavit, není od věci. Nejen proto, že není dobré ji kombinovat s jinými náročnými akcemi, ale i pro ujasnění, v jakém duchu se ponese (zda vyžaduje formálnější nebo uvolněnější ráz) a kdo se jí má zúčastnit.

Hádej, kdo dnes přijde na večeři
Hosté jsou proradná cháska a trávit s nimi večer může být jako tancovat na tenkém ledě. Pokud jde o slavení osobních záležitostí, máte tu výhodu, že v podstatě víte (a všichni ostatní zúčastnění také), co můžete čekat. Ať už jde o sukni tety Berty, která by v zájmu zachování dekora měla být o tři konfekční velikosti větší a o dvacet let mladší. Nebo o politické názory strýce Evžena, s jejichž servírováním nevydrží ani na podávání předkrmu.
Poučení:
Spousta lidí, která pořádá rodinné akce, se cítí dopředu provinile a podvědomě tím přivolává katastrofu. Pokud patříte do této kategorie také a z kocoviny po každém rodinném mejdanu se dostáváte ještě týden, radíme vám, nedávejte svým milým příbuzným zbraně do ruky. Místo rodinné večeře dejte přednost například bowlingovému turnaji. Zvýšíte pravděpodobnost, že výroky strýce Evžena zaniknou v hluku dopadajících koulí (při ještě větším štěstí na ně ani nepřijde) a že sukně tety Berty pod koulařským náporem do další rodinné akce nepřežije.

Vážení kolegové
Společenské akce v rámci firmy jsou větším oříškem. Už jen proto, že jde o anonymnější skupinu lidí, kterou tvoří paní, která si nosí k svačině rohlík s vlašským salátem, chlápek s knírkem, který působí jako samomluvec (hendsfríčko za levým uchem je chabá zástěrka), blonďatá sekretářka zvaná Peroxid, a řada dalších, které nedokážete identifikovat, natož správně zařadit. Navzdory tomu není důvod při pořádání firemní akce zabíhat do zbytečných extrémů. Pojmete-li ji příliš formálně, budete za suchara. Budete-li se snažit o familiérní přístup, budete působit jako „vtíravka“.
Poučení:
Nedělejte z akce něco, čím není, Zvlášť při akcích, u nichž netušíte, kdo konkrétně se skrývá za nálepkou „host“, se držte zlaté střední cesty. Vyberte příjemnou hospůdku s přátelskou atmosférou, kde se hosté dobře nají a napijí a společně si popovídají. O zábavu nemějte strach. Práce je hlubokou studnicí inspirace a jakmile se otočíte k dalšímu stolu, pravděpodobně se jí rychle stanete i vy.

Otázka hodnot
Moraváci jsou proslulí hostitelé. Jedním příkladem za všechny je kamarád Vláďa a jeho žena Žofka, kteří se nedávno vzali. Svatbu měli velkolepou. Stoly se prohýbaly až na zem a všechno co teklo, teklo opravdu proudem. Dokonalé obžerství a opilství trvalo téměř dva dny. Když se ale ten druhý chýlil k závěru, ženich začal pomalu ztrácet svou typickou bodrost. „Myslíš, že jim to můžu říct?“ Ptal se mě s vytřeštěnýma očima, jako by měl ohlásit minimálně vypuknutí třetí světové.
Poučení:
Ano! Můžete to říct, že máte na akci stanovený finanční limit. A čím dříve to uděláte, tím lépe. Pokud plánujete svatbu a zřídili jste pro své hosty web, určitě nikoho neurazí, když k informacím o tom, co se bude dít, dopíšete poznámku, že ubytování si každý hradí sám. Jde to udělat hezky, šetrně i vtipně. Stejně tak nešlápnete vedle, když úvodní řeč na firemním večírku uzavřete slovy, že jste pro své milé kolegy připravili občerstvení a dobré víno a bude-li mít někdo chuť na něco ostřejšího, je to na jeho triko.

Suma sumárum
Také jste jako malí hráli hru na vtipné věty? Určitě si vzpomenete: stačil proužek papíru a tužka a v každém kole jedno slovo. Kdo? - napsat, přehnout papír, poslat sousedovi a stejným způsobem v druhém kole – Co? - a dál - Kdy? Kde? Jak? Proč? Kouzlo hry spočívalo v absurdních spojeních. Těm se při akcích všeho druhu chcete bezpochyby vyhnout. Co vám ale může být užitečné, jsou právě ten papír, tužka a série otázek, které si jednu po druhé rozepíšete a tedy tak trochu zhmotníte. Věřte nebo ne, další plánování bude o 100 % snazší. 

Jednu takovou sérii otázek pro naplánování úspěšné akce si můžete stáhnout z našeho facebooku.

Poznámka autorky:
Jména a osudy postav neodpovídají skutečnosti. Pokud jste se v nich poznali, určitě pochopíte, že je to v zájmu dobra, kamarádi, teto Berto i Vy paní, co svačíte rohlík s vlašským salátem.


A. Martinková